Az "Adatvédelem" menüpont a  “Cégadatok” almenüben, az "Egyéb" fülön található. Ebben a menüpontban az adatvédelemmel és nyilatkoztatással kapcsolatos beállításokat lehet megadni. 

FONTOS: ezen a fülön az összes lenyíló menüből csak olyan sablonok választhatók, amik a "Cégadatok" almenü "Sablonok" fülén az "Adatvédelmi levelek sablon csoportja" beállításnál megadott sablon levél típushoz tartoznak (a sablon levél típusok listáját itt tudod módosítani: Beállítások > Listák > Sablon levél típusok).

TIPP: sablon leveleket itt tudsz létrehozni: Beállítások > Sablon levelek

TIPP: a sablon levél típusok listáját itt tudod módosítani: Beállítások > Listák > Sablon levél típusok

Ha végeztél az adatvédelmi beállítások megadásával, kattints az oldal alján található [Mentés] gombra.

Adatvédelem

Adatvédelemmel kapcsolatos globális tájékoztató

Az itt megadott sablon a céged teljes adatvédelmi szabályzata, melyet a jelölt az adatvédelmi nyilatkoztató felületen fog látni, amikor állásra jelentkezik vagy projektből manuálisan küldesz neki egy AV levelet.

TIPP: ezt a nyilatkozatot felülírja, ha egy projekten beállítasz helyette másik sablont (Projekt adatlap > Adatok > Alap adatok).

Adatvédelem kitöltését kérő sablon (jelentkezés)

Ha valaki jelentkezik egy projektre, akkor az itt megadott sablon lesz az adatvédelmi szabályzatra (globális tájékoztatónál rögzített sablon) mutató linket tartalmazó adatvédelem kitöltését kérő levélben.

Adatvédelem kitöltését kérő sablon (manuális)

Ha egy jelölttől vagy személytől a felhasználó által külön bekérésre kerül az adatvédelmi nyilatkozat (például mert nem reagált az automatikusan küldött AV-re), akkor az itt megadott sablon lesz az adatvédelmi szabályzatra (globális tájékoztatónál rögzített sablon) mutató linket tartalmazó adatvédelem kitöltését kérő levélben.

TIPP: ez a sablon kerül a levélbe, ha személy adatlapról, projektről vagy CV Tároló találati listájából kerül manuálisan küldésre az AV.

Céglogó szerepeljen automatikusan az adatvédelmi leveles sablonokban?

Ha ez a mező be van jelölve, akkor az AV sablonok és az adatvédelmi nyilatkoztató felület tetejére automatikusan beillesztésre kerül a céglogó, amit a "Cégadatok" almenü "Alap adatok" fülén van lehetőség feltölteni.

Ha ez ki van kapcsolva, akkor a céglogót utólag is be lehet illeszteni a sablonba az alábbi kód beírásával: <%logo%>

Infóadatok szerepeljenek automatikusan az adatvédelmi leveles sablonokban?

Ha ez a mező be van jelölve, akkor a sablon elé és az adatvédelmi nyilatkoztató felület tetejére automatikusan beillesztésre kerül a céged neve, az adatvédelmi e-mail cím és adatvédelmi infoline mezőknél megadott elérhetőségek, valamint az a pozíciónév, amire a jelölt jelentkezett.

Ha ez ki van kapcsolva, akkor a sablonba be tudod illeszteni az infóadatokat az alábbi kód beírásával: <%infoline%>

Nyilatkoztatási lehetőségek

TIPP: a CV Tárolóban külön szűrhetők azok a személyek, akik az alábbi nyilatkoztatási lehetőségeket elfogadták.

Történik profilozás?

Amennyiben történik profilozás a kiválasztási folyamat során (pl.: a jelentkezők valamilyen tesztet fognak kitölteni), akkor ehhez külön beleegyezést kell kérned a jelentkezőktől.

Ha bejelölöd ezt a mezőt, az adatvédelmi nyilatkoztató felületen egy rövid tájékoztató és egy jelölőnégyzet jelenik meg, amit bepipálhat a jelölt, ha hozzájárul a profilozáshoz. A profilozással kapcsolatos alapértelmezett tájékoztató szöveg felülírható az itt megadott saját sablonnal, ebben az esetben javasoljuk, hogy egyeztess a szövegezésről egy jogásszal.

Ha a mezőt üresen hagyod, akkor a profilozással kapcsolatos nyilatkoztatás nem fog megjelenni az adatvédelmi nyilatkoztató felületen. 

Történik hírlevél küldés?

Amennyiben tömegesen történik levélküldés az adatbázisban szereplő személyeknek (pl.: álláslehetőség kapcsán), akkor az hírlevél küldésnek minősül és ennek engedélyezéséről külön nyilatkoztatnod kell a jelentkezőket.

Ha bejelölöd ezt a mezőt, az adatvédelmi nyilatkoztató felületen egy rövid tájékoztató és egy jelölőnégyzet jelenik meg, amit bepipálhat a jelölt, ha hozzájárul a hírlevél küldéshez. A hírlevél küldéssel kapcsolatos alapértelmezett tájékoztató szöveg felülírható az itt megadott saját sablonnal, ebben az esetben javasoljuk, hogy egyeztess a szövegezésről egy jogásszal.

Ha a mezőt üresen hagyod, akkor a hírlevéllel kapcsolatos nyilatkoztatás nem fog megjelenni az adatvédelmi nyilatkoztató felületen. 

TIPP: aki itt nem fogadja el a hírlevél küldést, annak a hírlevél státuszokhoz (Beállítások > Folyamatok > Jelöltek) rendelt levél sablonok sem kerülnek küldésre.

Egyedi nyilatkoztató 1, 2, 3

Ezeknél a beállításoknál adhatók meg a profilozáson és a hírlevélen kívül további adatkezeléssel kapcsolatos nyilatkozási lehetőségek (pl.: hozzájárulok adataim harmadik félhez történő továbbításához, stb.).

Az itt megadott sablonok szövege fog megjelenni az adatvédelmi nyilatkoztató felületen az alap adatvédelem elfogadását kérő sorok alatt. A jelentkezők ezeket a hírlevélhez és a profilozáshoz hasonlóan egy jelölőnégyzetben egyesével bepipálhatják, ha hozzájárulnak.

Első nyilatkoztatás szövegei

Itt módosíthatod a jelölt által látott adatvédelmi nyilatkoztató felület elfogadásra vonatkozó szövegeit:

• elfogadás jelölőnégyzet szövege: a jelöltnek itt kell igazolnia, hogy elolvasta és tudomásul vette az adatvédelmi szabályzatod, tehát ez még nem az adatkezelés elfogadására irányul
• globális elfogadás kijelölőgomb szövege: ez a nyilatkozási lehetőség lehetőség jelzi, hogy a jelölt általánosságban hozzájárul az adatai kezeléséhez, tehát tovább lehet jelölni más projektrekre is, illetve projekttől függetlenül megőrizhetők és kezelhetők az adatai a Hireify-ban
• projekt elfogadás kijelölőgomb szövege: ez a nyilatkozási lehetőség jelzi, hogy a jelölt csak az adott pozíció kapcsán járul hozzá az adatai kezeléséhez, vagyis nem lehet más pozíciókra továbbjelölni, illetve a pozíció lezárulását követően törölni kell az adatbázisból vagy újranyilatkoztatni

A szövegeket szabadon beírhatod és módosíthatod a hozzá tartozó szövegmezőben. Szövegmező hozzáadásához kattints a [Hozzáadás] gombra, törléséhez kattints a mellette jobb oldalon található [Törlés] gombra. 

Minden szövegmező fölött lenyíló listában választható, hogy az adott szövegdoboz a nyilatkoztató felület melyik nyelvi verziójához tartozik (a lista tartalma itt módosítható: Beállítások > Listák > Karrieroldali nyelvek)

FONTOS: az adatvédelmi nyilatkoztató felület alapértelmezetten csak magyar és angol nyelven érhető el. További nyelvek hozzáadásával kapcsolatban 

Újranyilatkoztatás szövegei

Itt módosíthatod a jelölt által újranyilatkoztatás során látott adatvédelmi nyilatkoztató felület elfogadásra vonatkozó szövegeit. Automatikusan újranyilatkoztatni azokat a személyeket lehet, akik korábban már globálisan elfogadták a céged adatvédelmét, azonban hamarosan lejár a tárolási időkeretük (lásd lentebb).

Ezek a beállítások ugyanúgy működnek, mint az "Első nyilatkoztatás szövegei".

Egyéb lehetőségek

Adatvédelmi e-mail cím

Ez az e-mail cím fog szerepelni az AV levél elején és az adatvédelmi nyilatkoztató felület tetején a cégnév alatt, ha az alábbi beállításnál engedélyezve van:

Adatvédelmi infoline

Ez a telefonszám fog szerepelni az AV levél elején és az adatvédelmi nyilatkoztató felület tetején a cégnév alatt, ha az alábbi beállításnál engedélyezve van:

Adattárolás maximum időkerete

Itt adhatod meg a rendszer számára, hogy az adatvédelmi szabályzatod értelmében mennyi ideig tárolhatod az adatvédelmi nyilatkozatok elfogadásával a személyes adatokat.

A Hireify "Törlés" jelzéssel látja el azokat a személy adatlapokat, akiknél az adatvédelem elfogadása óta lejárt az itt megadott idő. Ilyenkor érdemes a személyt újra nyilatkoztatni (ezt szintén automatizálhatod a későbbi beállítások során).

Amennyiben az újranyilatkoztatás elmarad vagy a nyilatkozat elutasításra kerül, a személy adatait törölni kell.

Töröljük automatikusan, aki elutasította az adatvédelmi nyilatkozatot?

Ha ez a mező be van jelölve, akkor a Hireify minden nap végén automatikusan törli azokat a személyeket, akik elutasították a nyilatkozatot.

Automata nyilatkoztatás és törlés, ha még nem válaszolt

Ha már küldtünk hozzájárulás kérést, de nem válaszolt akkor emlékeztessük a jelöltet: jelöld be ezt a mezőt, ha szeretnéd, hogy a rendszer a későbbiekben megadott paraméterek alapján automatikusan emlékeztetőt küldjön azoknak a jelölteknek, akik nem nyilatkoztak az adatvédelmükkel kapcsolatban

• töröljük azokat a jelölteket, akiket nem sikerült így nyilatkoztatni az emlékeztető után: jelöld be ezt a mezőt, ha automatizálni szeretnéd az adatvédelemről nem nyilatkozó személyek törlését az adatbázisból (a rendszer csak azokat fogja törölni, akiket már megpróbált automatikusan nyilatkoztatni)
• ennyi nap után töröljük a személyt a létrejötte után, ha nem sikerült addig nyilatkoztatni az emélkeztetővel: itt határozhatod meg, hogy sikertelen újra nyilatkoztatási kísérlet esetén az emlékeztető küldését követően hány nap múlva törölje a rendszer a személy adatait

• az újranyilatkoztatáshoz két körös emlékeztetőt lehet beállítani, mindkét körnél külön-külön megadhatók az alábbi beállítások:
  • küldeni kívánt sablon levél: lenyíló menüből választható
  • megadható, hogy hány nappal az eredeti AV küldése UTÁN küldjön emlékeztetőt a rendszer (ha 0-t írsz be, akkor az a kör kimarad)
  • küldés csatornája (e-mail vagy SMS): ha az adott jelöltnél nincs megadva a kiválasztott csatornához tartozó elérhetőség, a rendszer nem próbálja meg másik csatornán kiküldeni az emlékeztetőt
    

Újranyilatkoztatás a tárolási időkeret lejárta előtt

Itt adható meg, hogy mi történjen azokkal a személyekkel, akik korábban már globálisan elfogadták a céged adatvédelmét, azonban hamarosan lejár a tárolási időkeretük.

• első mező: ha a személynél volt már globális hozzájárulás rögzítve, akkor a maximális adattárolási időkeret lejárta előtt a rendszer megpróbálja újranyilatkoztatni (akik korábban nem jeleztek vissza vagy csak projektre fogadták el az adatvédelmi nyilatkozatot, azokat nem próbálja újra nyilatkoztatni a Hireify)
  • második mező: törölje a rendszer, akit nem sikerült újranyilatkoztatni a tárolási időkeret lejártával (csak azok a jelöltek lesznek törölve az adattárolási időkeret lejártát követő napon, akiket már megpróbált a Hireify újranyilatkoztatni)
  • az újranyilatkoztatáshoz két körös emlékeztetőt lehet beállítani, mindkét körnél külön-külön megadhatók az alábbi beállítások:
    • küldeni kívánt sablon levél: lenyíló menüből választható
    • megadható, hogy hány nappal a tárolási időkeret lejárta ELŐTT küldjön emlékeztetőt a rendszer (ha 0-t írsz be, akkor az a kör kimarad)
    • küldés csatornája (e-mail vagy SMS): ha az adott jelöltnél nincs megadva a kiválasztott csatornához tartozó elérhetőség, a rendszer nem próbálja meg másik csatornán kiküldeni az emlékeztetőt

Státuszok, amikkel ha rendelkezik a jelölt, akkor nem anonimizálhatók az adatai

Választólistából lehet kijelölni azokat a jelölt státuszokat, amikkel ha rendelkezik egy jelölt, akkor nem anonimizálható az adatlapja.