Véleménykérés

A Hireify rendszerben lehetőség van a jelöltekről véleménykérést küldeni (pl.: name check, jelölt továbbítás hiring managernek) a megfelelő véleménykérő státuszok beállításával.

Ezekhez a státuszokhoz különböző automatizmusok (pl.: státusz állítás, mappa állítás, emlékeztető küldése) tartozhatnak, így csökkenthetők például a name check vagy a hiring manager értesítése okozta adminisztratív terhek, illetve könnyebben ellenőrizhetővé válik a véleménykérés folyamata.

Véleménykérés működése "toborzó" felületen

A véleménykérő státusz beállítását követően a projekthez rendelt "hiring manager" típusú felhasználó(k) e-mail üzenetet kapnak az adott jelöltről vagy jelöltekről, amely tartalmazza a lehetséges visszajelzéseket egy-egy link formájában. A megfelelő linkre kattintva a címzett(ek) azonnali visszajelzést tudnak adni a jelölt(ek)ről.

A visszajelzésnek kétféle eredménye lehet:

• egy szavazat, ami rögzítésre kerül a jelöltnél a véleménykérő státuszhoz
• egy státusz állítás (amennyiben engedélyezve van ilyen automatizmus a véleménykérő státusznál), ekkor a rendszer a visszajelzés(ek) alapján automatikusan beállítja a megfelelő státuszt a jelölt(ek)nél és lefuttatja a hozzá tartozó automatizmusokat (pl.: mappa állítás, üzenet küldés)

FONTOS: véleménykérés akkor lehetséges, ha a projekthez van hozzárendelve "hiring manager" típusú felhasználó vagy a státuszt beállító felhasználó rendelkezik szerkesztési jogosultsággal és a státusz beállításakor manuálisan adja meg a véleménykérés címzettjét, továbbá a "hiring manager" típusú felhasználó adatainál meg van adva, hogy kaphat véleménykérést!

TIPP: amennyiben a véleménykérés során történik dokumentum küldés, csak a jelölt publikus dokumentumait továbbítja a rendszer.

A véleménykérés küldése történhet:

• automatikusan (csak name check esetén): ilyenkor csak a projekthez rendelt "hiring manager" típusú felhasználók kaphatják meg a véleménykérő üzenetet (az automatikus véleménykérést a projekt adatlapján külön engedélyezni kell (lásd lentebb)
• manuálisan: ilyenkor a megfelelő felhasználói jogosultság birtokában a name check és a jelölt továbbítás státuszánál is módosítható, hogy a projekthez rendelt összes hiring manager vagy csak bizonyos felhasználók kapják meg a véleménykérő üzenetet.

FONTOS: a véleménykérés megfelelő működéséhez az alábbi felületeken kell a megfelelő beállításokat elvégezni (a részleteket lásd lentebb):

• Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Státuszok (véleménykérést jelző státuszok megadása)
• Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Projektek (véleménykérés alapértelmezett beállításai)
• Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Sablonok (véleménykérés alapértelmezett üzenet sablonjai)
• Beállítások > Folyamatok > Jelöltek (a véleménykérő státusz paramétereinek megadása, erre a státusz szerkesztésekor a "Véleménykérés" fülön van lehetőség)
• Beállítások > Felhasználók > [Felhasználó neve] > Alap adatok (kinek lehet véleménykérést küldeni)

Véleménykérés működése "hiring manager" felületen

Működés

A Toborzó beállítja a jelöltjének a véleménykérést kiküldő státuszt, majd ezt követően a Hiring manager felhasználó emailben kap egy speciális linket. Ennek segítségével tud belépni a véleménykérő felületre. 

FONTOS: 2025 szeptemberétől már a Hiring managereknek is szükséges lesz token (6 számjegyű időszakosan generált kód) megadására a felületre történő belépéshez!

Itt lehetősége lesz a jelölt publikus dokumentumainak megtekintésére, kommentár ill. kérdések írására a Toborzók és a véleménykérésben résztvevő többi Hiring manager felé, valamint publikus feljegyzések olvasására, megtekintheti mások szavazatait, végül a jelölt elbírálására, ennek indoklására. A felület lehetőséget biztosít arra is, hogy a Hiring manager megtekintse korábbi jelöltjeinek anyagait, publikus adatait és az adatlapjára leadott szavazatokat, kommentárokat is.

FONTOS: A véleménykérő felületen a Hiring managerek addig érik el a jelöltekkel kapcsolatos publikus információkat, amíg a toborzási projekt nem került zárásra a Toborzók részéről (vagyis, amíg a projekt "aktív" állapotban van). A projekt inaktiválását követően már nem tudják elérni az ehhez a projekthez tartozó, korábban neki dedikált jelöltek adatait.

TIPP: Javasoljuk a véleménykérésben részt vevő Hiring managereknek, hogy mindig tekintsék meg a jelöltekről elérhető összes információt, mielőtt a jelölt státuszállítására szavazatot adnnak le a "véleménykérés" fülön!

Több "véleményező"

Adott jelölthöz kapcsolódó véleménykérésében több Hiring manager, vagy Toborzó is érintett lehet. Ebben az esetben a többi "véleményező" válaszai is elérhetőek a felhasználó számára. Attól függően, hogy a Toborzó hogyan állította be az adott véleménykérést, annak megfelelően állítja a rendszer a szavazatok alapján a jelölt toborzási projektbéli státuszát:

1. NINCS, azaz nincs státuszállítás, csak a szavazatokat gyűjtjük be
2. ELSŐ, azaz csak a legelső véleményező szavazata számít státuszállítás szempontjából, de a többiek véleménye is begyűjtésre kerülhet.
3. TELJES EGYEZÉS VAGY KÜLÖNBÖZŐ, vagyis ha teljesen azonos véleményen vannak a véleményezők, akkor állítjuk a jelölt státuszát, ha pedig eltér, akkor alapértelmezetten nem. Ha a rendszerkonfigurációban beállításra került, akkor a különböző szavazat esetén sem csak szavazatokat gyűjtünk be, hanem státuszállítás is történik.

A fenti beállításokat a Hiring manager nem láthatja, így ő továbbra is arra törekszik majd, hogy leadja a szavazatát, a tömeges véleménykérés beállításai nem befolyásolják majd szavazata leadásában.

FONTOS: A többiek szavazatainak megtekintése rendszerkonfigurációban kikapcsolható, ehhez azonban a Hireify kollégáinak segítségére van szükség! 

Felület és funkciók

Gombok

Az "Előző" és "Következő" gombok segítségével az aktuálisan leszűrt jelölt listában lehetséges az előző vagy következő jelölt adatlapjára ugrani. Az aktuális jelölt lista az "Összes jelöltem" gomb segítségével állítható össze.

Az "Összes jelöltem" gombra kattintva egy felugró ablak nyílik, melyben alapértelmezetten egy megadott projekten található és még el nem bírált, azaz "függő" véleménykérések találhatóak. Ha ezt szeretnénk felülbírálni, akkor a szűrők segítségével további találati listát lehet összeállítani (pl. szavazat leadásától függetlenül az összes jelölt az összes projekten).

A "Kilépés" gomb segítségével lehet a rendszerből kijelentkezni. Ha a felhasználó elmulasztja ennek megnyomását és így próbál más eszközről belépni a véleménykérő felületre, akkor előfordulhat, hogy nem jár majd sikerrel. Az utolsó aktivitástól számított 1 órán keresztül a felhasználót belépettnek érzékeli a Hireify, így ezen időszakban más böngészőből vagy más eszközről a fiókba belépni nem lehetséges.

Vélemény

A "Vélemény" fülön rádiógombok bepipálása segítségével tudja a véleményező leadni a szavazatát. Ahhoz, hogy a szavazat elküldésre kerüljön, feltétlenül a "Vélemény elküldése" gombra kell kattintani! Ennek elmulasztása esetén a szavazat nem érkezik be és a Toborzók sem értesülnek arról, milyen státuszt javasol a véleményező. A negatív státuszok esetében - rendszerbeállítás függvényében - rövid indoklásokat tartalmazó legördülő listát is találhatunk. A listából történő választás vagy a lista alatti "indoklás" szöveges mező kitöltése általában kötelező! Pozitív válasz megadása esetén természetesen nem kötelező indoklást írni.

Dokumentumok

A képernyő baloldalán helyet foglaló dokumentummegtekintő felület felett egy legördülő menüből lehet kiválasztani, éppen melyik publikus dokumentumát szeretnénk megnyitni a jelöltnek. A Toborzó dönti el előzetesen, mely dokumentumokat szeretné publikálni a véleménykérés során a véleményezőknek.

Adatok

Az adatok fülön a Toborzó által előzetesen beállított adatok kerülnek bemutatásra. A jelölt fizetési igényének publikálása felhasználói jogosultság függő, így a Hiring manager csak akkor láthatja a felületén, amennyiben a felhasználói jogosultságainál ez korábban beállításra került.

Feljegyzések

Ha a toborzó a véleménykérés elküldése során engedélyezte, hogy a publikus, az adott jelöltséghez tartozó feljegyzések elérhetőek legyenek a véleményező számára, úgy ezen a fülön meg tudja tekinteni a publikus feljegyzéseket a jelölt.

Kommentárok

A Toborzóknak és a Hiring Managereknek is egyaránt lehetősége van a "kommentek" fülön kommunikálni egymással. Ha a véleményező kommentárt fűz a jelölthöz, arról a Toborzó azonnal akár emailben, vagy akár böngészőben (is) értesítést kaphat. Ha erre választ ír a véleménykérést kiküldő státuszra a saját Hireify felületén keresztül, arról a véleményezőt szintén értesíteni tudjuk. Alapértelmezetten a Hiring manager felhasználókat erről emailben értesítjük.

Véleménykérés céges beállításai

Ki kaphat véleménykérést

A felhasználói alap adatainál külön meg kell adni, hogy az adott felhasználó (pl.: hiring manager) kaphat-e, illetve milyen típusú véleménykérést kaphat.

Véleménykérés küldés módja

A véleménykérés alapértelmezett beállításai itt adhatók meg: Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Projektek

• véleménykérés küldés módja: csúszka segítségével megadható, hogy egyetlen véleménykérő levélbe ("egyesítve" opció) vagy különálló levelekbe egyesével ("külön" opció) kerüljenek bele a jelöltek, ha egyszerre több jelöltről kérsz véleményt
• tömeges véleménykéréshez dokumentum csatolás: itt adható meg, hogy a véleménykérő üzenetben legyenek-e csatolva a jelölt publikus dokumentumai

TIPP: ezek a beállítások később megfelelő jogosultság birtokában felülírhatók a státusz beállításakor, valamint a jelölt folyamatok beállításainál is.

Véleménykérő üzenet szövege

A véleménykérő üzenethez három sablon levelet lehet megadni:

• bevezető szöveg: itt részletezhető az üzenet célja, illetve, hogy hogyan kell a címzettnek visszajeleznie
  • ez a sablon megadható a cégadatoknál (Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Sablonok),  de felülírható a jelölt folyamatok beállításainál, illetve szerkeszthető vagy felülírható a státusz beállításakor is
• jelölt blokk: itt adható meg kódok (pl.: <%person.email%>) segítségével, hogy jelöltenként milyen adatok jelenjenek meg a véleménykérő levélben
  • FONTOS: ebbe a sablonba a kódokon kívül ne adj meg további szöveget, így tömeges véleménykérés esetén a rendszer felismeri és jelöltenként táblázatba rendezi az adatokat!
  • ez a sablon a jelölt folyamatok beállításainál adható meg, de szerkeszthető vagy felülírható a státusz beállításakor is
• disclaimer: ez egy kiegészítő magyarázat a véleménykéréshez, te döntheted el, hogy szükséged van-e a használatára (pl.: szerződés hivatkozás, GDPR részletezés, stb.)
  • ez a sablon a cégadatoknál (Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Sablonok) adható meg

Sablon levél létrehozására és szerkesztésére itt van lehetőség: Beállítások > Sablon levelek

Véleménykérő státusz beállításai

A különböző jelölt státuszok alapértelmezett paraméterei és automatizmusai itt adhatók meg: Beállítások > Folyamatok > Jelöltek

A kifejezetten véleménykérésre vonatkozó státusz beállítások a "Véleménykérés" fülön találhatók (további részletek a vonatkozó szócikkben). Az itt megadott sablonok és paraméterek segítségével határozható meg, hogy milyen típusú véleménykérést jelent az adott jelölt státusz.

Emlékeztető üzenet

A véleménykérő státusz beállításainál (Beállítások > Folyamatok > Jelöltek) az "Értesítések" fülön emlékeztetőt is beállíthatsz a véleménykéréshez, ilyenkor a rendszer e-mailben figyelmezteti a véleménykérés címzettjét, ha az itt megadott időn belül nem reagál a véleménykérésre.

Automatizált name check küldés céges beállításai

A name check küldése történhet manuálisan vagy automatikusan.

A manuális küldéshez egyetlen véleménykérő státuszra van szükség, ha azt beállítod a jelöltnél, azonnal megtörténik a name check küldés.

A folyamat automatizálásához a véleménykérő státuszon kívül egy további státusz és az alábbi beállítások megadása szükséges (Beállítások > Cégadatok > Egyéb > Státuszok):

• nap végén vizsgálandó státusz: ez a jelölt státusz jelzi a rendszer felé, hogy automatikusan be kell a jelölthöz állítania egy véleménykérő státuszt (ezt a projekten is engedélyezni kell: Projekt adatlap > Adatok > Alap adatok).

• beállítandó véleménykérés státusza: ezt a státuszt fogja automatikusan beállítani a rendszer a jelölthöz, amennyiben a "nap végén vizsgálandó státusz" előzőleg beállításra került nála. A jelölt kiküldése az itt megadott státuszhoz rendelt sablon levél és automatizmusok szerint fog megtörténni.

TIPP: a jelölt státuszok létrehozásáról és szerkesztési lehetőségeiről ebben a szócikkben olvashatsz bővebben.