E-mail üzenet küldése

A Hireify-ból e-mail és SMS csatornán is lehetőség van üzenetet küldeni. Az üzenetküldés lehet egyedi vagy tömeges.

TIPP: tömeges üzenet küldéskor érdemes sablont használni, így a személy neve helyére kód illeszthető, amit a rendszer a megfelelő névvel helyettesít be minden címzett esetében.

E-mail csatorna esetén a küldött levelek (válaszlevél esetén is) végére beillesztjük a aláírásod, amennyiben ez meg van adva a profil adataid között.

A Hireify-ból nem csak manuálisan van lehetőség üzenet küldeni, hanem különböző automatizmusok révén a rendszer is tud e-mail vagy SMS üzenetet küldeni a jelölteknek (pl.: státusz állításkor, esemény létrehozáskor, stb.).

TIPP: a személlyel folytatott összes kommunikáció megtekinthető a személy adatlap "Kommunikáció" fülén. Az üzenetek dátum szerint csökkenő sorrendben vannak listázva és szűrhetők.

E-mail üzenet küldése

E-mail küldés elérhető az alábbi helyekről:

• jelöltség nélküli üzenet: ha ezekről a helyekről indítod az üzenetküldést, a személy adatlap "Kommunikáció" fülén jelöltség nélküli üzenetként fog szerepelni az üzenet, az üzenet létrehozásakor pedig nem lehet megadni az üzenet típusát, illetve nincs lehetőség projekt dokumentumai közül választani a csatolmányt
  • személy adatlap fejléce: csak egyedi üzenet küldhető (kattints a fejléc jobb oldalán található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd az "E-mail küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete) 
  • CV Tároló találati listája: egyedi és tömeges üzenet is küldhető (egyedi üzenet küldéséhez kattints az adott személy mellett jobb oldalon található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd a "Üzenet küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete)

• jelöltséghez tartozó üzenet: ha ezekről a helyekről indítod az üzenetküldést, a személy adatlap "Kommunikáció" fülén az adott jelöltség lesz társítva az üzenethez, az üzenet létrehozásakor pedig kötelező megadni az üzenet típusát, illetve lehetőség van közvetlenül a projekt dokumentumai közül választani a csatolmányt
  • személy adatlap "Jelöltségek" füle: csak egyedi üzenet küldhető (kattints az adott jelöltség mellett található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd a "Üzenet küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete)
  • projekt adatlap "Jelöltek" füle: egyedi és tömeges üzenet is küldhető (egyedi üzenet küldéséhez kattints az adott személy mellett jobb oldalon található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd a "Üzenet küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete)
  • esemény adatlap "Résztvevők" füle: egyedi és tömeges üzenet is küldhető (egyedi üzenet küldéséhez kattints az adott személy mellett jobb oldalon található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd a "Üzenet küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete)
    

Tömeges e-mail üzenet küldése

CV Tároló

CV Tárolóból csak jelöltség nélküli üzenet küldhető. A találatok listájából válaszd ki azokat a személyeket, akiknek üzenetet szeretnél küldeni, kattints a lista felett található boríték ikonra vagy a mellette lévő három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd az "Üzenet küldés" opciót, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete.

Projekt adatlap 

Projekt adatlapról csak jelöltséghez tartozó üzenet küldhető. A jelöltek listájából válaszd ki azokat a személyeket, akiknek üzenetet szeretnél küldeni, majd kattints a lista felett található boríték ikonra, ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete.

Esemény adatlap

Esemény adatlapról csak jelöltséghez tartozó üzenet küldhető. A résztvevők listájából válaszd ki azokat a személyeket, akiknek üzenetet szeretnél küldeni, kattints a lista felett található három pontra, majd a lenyíló menüből válaszd az "Üzenet küldés" opciót (lista és időpont nézetben egyformán működik), ekkor megjelenik az üzenet szerkesztő felülete.

E-mail üzenet szerkesztő felülete

Bárhonnan küldöd az üzenetet, a levél típus és a projekt dokumentumok csatolása kivételével a felület többi eleme megegyezik (erre a kettőre nincs lehetőség jelöltség nélküli üzenetek esetén):

• sablon: lenyíló menüből választhatsz egy korábban már létrehozott üzenet sablont (sablon használatakor a sablon levél szövege megjelenik az "Üzenet" mezőben, ahol utólag is lehet módosítani)
• típus: ez a mező csak jelöltséghez tartozó üzenetek esetén látszik, itt lehet megadni a küldött üzenet típusát (a típusok listája itt módosítható: Beállítások > Listák > Jelölt levelezés)
• kézbesítés ekkor: lenyíló menüből választható az üzenet kézbesítésének ideje (pl.: azonnal, 1 óra, 4 óra, 12 óra, 1 hét, stb.)
• kézbesítési időpont: csak akkor jelenik meg, ha nem az azonnali küldést választod, ekkor konkrét dátum és időpont adható meg a küldéshez (időzíthetsz például e-mail értesítést az interjú előtt néhány órával)
  
• tárgy: itt adható meg az üzenet tárgya
• üzenet:  itt adható meg az üzenet szövege (az alapértelmezett szövegformázási funkciók állnak rendelkezésre)
• csatolmány: minden e-mail üzenethez lehetőség van egy vagy több fájlt csatolni (lásd lentebb)

TIPP: a piros ponttal jelölt mezők kitöltése kötelező.

Jelöltség nélküli üzenet esetén

Jelöltséghez tartozó üzenet esetén

Jelöltséghez tartozó üzenet küldésekor megadható a küldött levél típusa és közvetlenül a projekt dokumentumai közül is lehetőség van fájlokat csatolni.

Tömeges üzenetküldés esetén

Tömeges üzenetküldéskor a jelöltség nélküli és jelöltséghez tartozó üzenetek esetén is a címzett neve helyett megjelenik a címzettek száma az üzenet szerkesztő felületén.

Csatolmány

Csatolmány hozzáadásához kattints az üzenet szerkesztő ablakban a [File feltöltés] gombra, csatolmány törléséhez kattints a törölni kívánt csatolmány neve mellett található [Törlés] gombra.

Csatolmány feltöltése jelöltség nélküli üzenet esetén

Jelöltség nélküli üzenetet a személy adatlap fejlécéből és a CV Tárolóból lehet küldeni.

Csatolmány feltöltése jelöltséghez tartozó üzenet esetén

Jelöltséghez tartozó üzenetet a személy adatlap "Jelöltségek" füléről, a projekt adatlap "Jelöltek" füléről és az esemény adatlap "Résztvevők" füléről lehet küldeni.

Ilyen típusú üzenet esetén van egy extra lehetőség csatolmány hozzáadására. Ha az adott projekthez feltöltött dokumentumokat szeretnéd a levélhez csatolni, kattints a [File projektből] gombra, ekkor megnyílik egy ablak, amiben kiválaszthatod, hogy pontosan melyik dokumentumokat szeretnéd a jelöltnek elküldeni.

Ha kiválasztottad a dokumentumot vagy dokumentumokat, kattints a [Hozzáadás] gombra, a fájlok ekkor megjelennek az üzenet csatolmányai között.

Elküldött üzenet visszavonása

Tévesen küldött üzenetet a küldést követő néhány másodpercen belül vissza lehet vonni. Ehhez nem kell más tenned, mint az üzenet küldésekor a képernyő bal alsó sarkában megjelenő felületen a [Visszavonás] gombra kattintani.

A hátralévő időt a felület alján egy szürke csík jelzi: amint a csík elfogyott, az ablak eltűnik és az üzenet nem hívható vissza.

Üzenet mentése vázlatként

Ha valamilyen oknál fogva meg kell szakítanod egy e-mail megírását, akkor az addig megírt üzenetet lehetőséged van vázlatként elmenteni az üzenet szerkesztő ablak alján található [Mentés vázlatba] gombra kattintva. Ezzel a funkcióval később onnan folytatható a levél, ahol előzőleg abba maradt.

FONTOS: személynek vagy jelöltnek addig nem küldhető új e-mail (csak SMS), ameddig van függőben lévő vázlata. 

TIPP: függőben lévő e-mail vázlatot egy villogó "piros boríték" ikon jelez (projekt adatlap "Jelöltek" fülén és személy adatlap "Jelöltségek" fülén).

Vázlat szerkesztése

Vázlat szerkesztéséhez kattints a "piros boríték" ikonra. A megnyíló ablakban látható, hogy ki és mikor szerkesztette utoljára az üzenetet, továbbá ebben az ablakban van lehetőség az üzenet további szerkesztésére.

A módosítások a [Vázlat frissítése] gombra kattintva menthetők el.

A vázlatot a [Vázlat törlése] gombra kattintva lehet törölni, a [Küldés] gombra kattintva pedig elküldeni.

TIPP: a projekt adatlap "Jelöltek" fülén lehetőség van a jelöltek listáját az alapján is szűrni, hogy kinek van függőben vázlat üzenete.