Jelölt státusz szerkesztése

A Hireify rendszerben különböző automatizmusok (pl.: mappa állítás, levél küldés) rendelhetők az egyes jelölt státuszokhoz, melyekkel csökkenthető az adminisztrációra fordított idő és hatékonyabbá tehető a kiválasztási folyamat.

A jelölt státuszok beállításai itt módosíthatók: Beállítások > Folyamatok > Jelöltek.

Megfelelő felhasználói jogosultság birtokában a státusz automatizmusok a státusz beállítása előtt közvetlenül is szerkeszthetők, valamint külön jogosultsággal módosítható, hogy ki és mikor állította be a státuszt a jelöltnél.

TIPP: a jelölt státuszok beállításainál külön is meghatározható, hogy bizonyos státuszokat kik láthatnak és kik módosíthatnak a projekteken.

Státusz szerkesztő ablak (státusz lista) megnyitása

Státuszok beállítására és automatizmusaik módosítására a státuszok listáját tartalmazó felugró ablakban van lehetőség.

A státusz szerkesztő ablakot megnyithatod a projekt adatlap "Jelöltek" füléről vagy a személy adatlap "Jelöltségek" füléről, ehhez kattints az adott jelölt vagy jelöltség mellett található aktuális státuszra, ekkor megnyílik a státuszok listája.

Ha a jelölthöz még nem lett beállítva egy státusz sem, az aktuális státusz helyett az alábbi gomb jelenik meg:

Jelölt státuszokkal elvégezhető műveletek

• törlés, archiválás, visszaállítás: egy jelölt adott projekten beállított státuszai néhány kattintással törölhetők, archiválhatók, valamint archivált állapotból visszaállíthatók aktuális státuszként
• klónozás: a jelöltek egyik projektről a másikra történő továbbjelölése esetén a korábbi projekten történt folyamat a hozzá tartozó kommentekkel és feljegyzésekkel együtt átmásolható az új projektre
• státusz beállítás idejének és személyének módosítása: külön jogosultság megléte esetén módosítható, hogy ki és mikor állított be egy adott státuszt
• automatizmusok be- és kikapcsolása: csúszka segítségével egy kattintással be- és kikapcsolható a státuszhoz beállított összes automatizmus (pl.: üzenet küldés, mappa állítás)
• automatizmusok szerkesztése: felugró ablakban módosíthatók a státuszhoz társított automatizmusok
• értesítő üzenet beállítása: egy vagy több felhasználónak, illetve felhasználói csoportoknak is be lehet állítani egy értesítő üzenetet a státusz állítás tényéről
• emlékeztető beállítása: egy vagy több felhasználónak, illetve felhasználói csoportoknak is be lehet állítani egy emlékeztető üzenetet az adott státuszhoz
• státusz kommentelése: minden jelölt státuszhoz lehet kommentet hozzáadni, szerkeszteni, törölni, illetve korábbi kommenteket megtekinteni
  

Státusz beállítás idejének és személyének módosítása

Kattints a státusz neve alatt a beállítás időpontjára.

TIPP: a rendszer egy figyelmeztető ikonnal jelzi, ha valaki manuálisan módosította az adatokat, valamint rögzíti a módosító személyt és a módosítás időpontját (ezeket megtekintheted, ha a figyelmeztető ikon fölé viszed a kurzort).

A felugró ablakban módosítható, hogy ki és mikor állította be az adott státuszt a jelöltnél. Ha végeztél az adatok megadásával, kattints a [Módosítás] gombra.

Automatizmus be- és kikapcsolása

Ha egy státuszhoz tartozik valamilyen automatizmus, azt a státusz mellett az alábbi ikon jelzi:

Az ikonra kattintva megtekinthetők a státuszhoz tartozó automatizmusok anélkül, hogy a státuszt beállítanád (ilyenkor az automatizmusok nem szerkeszthetők, csak megnézhetők).

Automatizmus be- és kikapcsolására akkor van lehetőség, ha előtte bejelölöd a státusz neve mellett található kiválasztógombot, ekkor megjelennek a státuszhoz tartozó automatizmusok és alattuk egy csúszka, melyre kattintva kikapcsolható a státuszhoz rendelt összes automatizmus. Ha kikapcsolod az automatizmusokat, akkor a státusz beállításakor a rendszer nem küld üzenetet sem a jelöltnek, sem a felhasználóknak és nem helyezi át a jelöltet másik jelölt mappába.

A kiválasztott státusz(ok) beállításához kattints a szerkesztő ablak alján található [Mentés] gombra.

Automatizmusok jelölései

• értesítések: a státuszhoz tartozó automatizmusok között legfelül láthatók a jelölt folyamatok beállításainál megadott értesítések (vidd az adott ikon fölé a kurzort az értesítés részleteinek megtekintéséhez)

• mappa állítás: látható a mappa neve és a jelölt mappák beállításainál megadott szín

• sablon levél neve és küldés időpontja: látható a sablon levél neve, a csatolmány (ha van), illetve a küldés státusz állítástól számított időpontja

• címzettek: látható, hogy az üzenet küldésnél milyen címzettek lettek megadva (Jelölt + Felelősök + Külsősök, Jelölt + Felelősök, Csak a jelöltnek, Felelősök, Külsős felhasználók, Felelősök + Külsős felhasználók) 

• levél fajtája: látható, hogy milyen levél típusba tartozik az adott levél sablon (a lista itt módosítható: Beállítások > Listák > Jelölt levelezés)

Automatizmus szerkesztése

A státuszhoz tartozó automatizmusok szerkesztéséhez először jelöld be a státusz neve mellett található kiválasztógombot, majd kattints a "varázspálca" ikonra.

A felugró ablakban kétféle automatizmus módosítására van lehetőség: mappa állítás és üzenet küldés.

Mappa állítás

Lenyíló menüből választható, hogy melyik mappába helyezze át a rendszer a jelöltet a státusz beállításakor (ha nem szeretnél mappa állítást, válaszd a "Ne változzon" opciót).

Üzenet küldés

Ha szeretnél a státuszhoz üzenet küldést beállítani, jelöld be a "Küldjünk üzenetet" mezőt, ekkor megjelennek alatta az üzenet küldésre vonatkozó beállítások (ha ki szeretnéd kapcsolni az üzenet küldést, vedd ki a pipát a mezőből).

TIPP: ha nem rendelkezel megfelelő jogosultsággal, akkor a megnyíló felületen csak a sablon levél törzsszövegét módosíthatod, ha a megfelelő joggal rendelkezel (“Módosíthatja a státuszok automatizmusát futás előtt”), akkor az automatizmus minden paramétere módosítható.

Üzenet küldés paraméterei:

• levél fajtája: lenyíló menüből választható a levél típusa (a lista itt módosítható: Beállítások > Listák > Jelölt levelezés)
• kézbesítési idő: lenyíló menüből választható, hogy a státusz beállításához képest mikor küldje a rendszer az üzenetet (azonnal, 1 óra, 2 óra, 4 óra, 8 óra, 12 óra vagy 24 óra, 48 óra, 1 hét, 2 hét)
• kézbesítési csatorna: lenyíló menüből választható, hogy milyen csatornán legyen küldve az üzenet (e-mail vagy SMS)
• kinek küldjük a levelet: lenyíló menüből választhatók a címzettek (Jelölt + Felelősök + Külsősök, Jelölt + Felelősök, Csak a jelöltnek, Felelősök, Külsős felhasználók, Felelősök + Külsős felhasználók)
  • ha a jelölt is a címzettek között van, akkor a levél a személy adatlapon a “Kommunikáció” fül alá kerül
  • ha csak felhasználó szerepel címzettként, akkor a levelet a személy adatlapon a “Feljegyzések” alá teszi a rendszer
• egyéb címzettek: itt lehet megadni plusz címzettet, aki esetleg nincs az adott projekt felelősei között (hozzáadható egy vagy több felhasználó vagy teljes felhasználói csoportok is) 
• sablon: lenyíló menüből választható a korábban létrehozott sablon levelek egyike
• tárgy: szabadon beírható vagy a kiválasztott sablon levél alapján kerül kitöltésre, ebben az esetben utólag is módosítható
• üzenet: szabadon beírható vagy a kiválasztott sablon levél alapján kerül kitöltésre, ebben az esetben utólag is módosítható (az alapértelmezett szövegformázási lehetőségek használhatók)
• csatolmány: az üzenethez lehet fájlt csatolni (feltöltés vagy a projekt dokumentumai közül). 

Ha végeztél az adatok megadásával, kattints a [Mentés] gombra.

Az automatizmus beállítását követően a "varázspálca" ikon piros színre vált és villogni kezd.

TIPP: a szerkesztési lehetőségek akkor is elérhetők, ha egy státuszhoz alapból nem tartozik automatizmus, így a státusz beállítása előtt manuálisan is hozzáadhatsz automatizmust (mappa állítás vagy levél küldés), értesítő üzenetet a felhasználóknak vagy emlékeztetőt.

Értesítő üzenet beállítása

Minden státuszhoz beállítható egy értesítő üzenet a státusz beállításáról, melyet egy vagy több felhasználónak vagy akár felhasználói csoportoknak is elküldhetsz.

TIPP: az értesítő e-mail tartalmazza a státuszt beállító felhasználó, a projekt, a jelölt és a státusz nevét, az értesítéshez megadott szöveget és csatolmányt (ha van), valamint a projekt adatlapjára és a jelölt adatlapjára mutató linkeket.

Emlékeztető beállításához kattints a "boríték" ikonra.

A felugró ablakban megadhatod a címzett felhasználókat vagy csoportokat, valamint az értesítő üzenet szövegét (lenyíló menüből előre elkészített sablon is választható). Az értesítéshez lehet fájlt csatolni (feltöltés vagy a projekt dokumentumai közül).

Ha végeztél az adatok megadásával, kattints a [Mentés] gombra.

Az értesítő beállítását követően a "boríték" ikon piros színre vált és villogni kezd.

Emlékeztető beállítása

Minden státuszhoz beállítható egy emlékeztető, melyet a megadott időpontban küldhetsz egy vagy több felhasználónak vagy akár felhasználói csoportoknak is.

TIPP: az emlékeztető e-mail tartalmazza a státuszt beállító felhasználó, a projekt, a jelölt és a státusz nevét, az emlékeztetőhöz megadott szöveget és az emlékeztető időpontját, valamint a projekt adatlapjára és a jelölt adatlapjára mutató linkeket.

Emlékeztető beállításához kattints az "óra" ikonra.

A felugró ablakban megadhatod az emlékeztető e-mail küldésének időpontját, a címzett felhasználókat vagy csoportokat, valamint az emlékeztető üzenet szövegét (lenyíló menüből előre elkészített sablon is választható).

Ha végeztél az adatok megadásával, kattints a [Mentés] gombra.

Az emlékeztető beállítását követően az "óra" ikon mellett megjelenik az emlékeztető időpontja.